Samenwerken doe je zo!
Wij treffen Irina op een regenachtige dag in maart. Gelukkig is een druilerige hemel bijlange na niet zo erg als een interne communicatie die in een lagedrukgebied zit. En gelukkig praten we vandaag met Irina, dan wel geen weervrouw, maar wél een coach met talent voor het ophelderen (haha) van de communicatie op de werkvloer.
Tot zover de weermetafoor, maar je snapt ons punt: een heldere communicatiestijl is niet in elk team of voor elke teamleader vanzelfsprekend.
Gelukkig kan je dat prima leren, zegt Irina, maar de eerste stap is het probleem identificeren: “Veel organisaties struggelen met heldere communicatie en het bespreekbaar maken van werk gerelateerde kwesties. De oorzaak is vaak dat een organisatie geen duidelijk framework heeft rond hoe verwachtingen worden gecommuniceerd of hoe feedback onderling gegeven wordt.”
Om zo’n framework te voorzien, werkt Irina met leiders van allerlei organisaties en teams om een feedbackcultuur te installeren. Irina: “Daarbij staat het ‘demystificeren’ van verwachtingen centraal. Het doel is simpel, voorkomen dat mensen elkaar verkeerd begrijpen.”
Verdiepende vragen stellen
Één manier om dat te doen is verdiepende vragen te stellen, vertelt Irina: “Superbelangrijk, want zo vermijden we dat mijn interpretatie van een uitspraak zus is en jouw interpretatie zo.
Zo zijn er genoeg gevallen waarin “ik doe het zo dadelijk” voor de ene ‘binnen 5 minuten’ betekent, terwijl de ander bedoelt dat het ergens voor 17u wel klaar zal zijn. Dat creëert situaties waarin mensen haast giftig op elkaar kunnen reageren.
We moeten dus binnen organisaties en binnen teams de reflex kweken om duidelijke, heldere vragen te stellen en we moeten leren om onze verwachtingen te formuleren op een manier die iedereen begrijpt.
En daar halen we eigenlijk meteen al onze grootste slag thuis. Want door communicatie een kader te geven, maken we dat alles bespreekbaar is en kunnen we stappen maken naar nieuw gedrag binnen een organisatie.”
Verwachtingen duidelijk maken is namelijk maar de eerste stap, als je echt een feedbackcultuur wilt installeren moet je verder gaan. “Kijk, ik denk dat we allemaal akkoord zijn dat we gelukkig zijn als iets goed gedaan is!? Ja? Dan moet je mensen ook durven uitdagen wanneer het niet goed is.
Zo las ik ooit het boek “Radical Candor” (linkje en leestip op Amazon) wat voor mij de eerste aanraking was met transparantie en feedback als een superkracht. Waarden benoemen, elkaar daarop durven aanspreken, je zou verbaast zijn wat het je als organisatie op kan leveren.
Verder springen met feedback
De eerste horde is genomen. Irina: “Dan is misschien niet onbelangrijk dat ik jullie wat meer vertel over hoe je eerlijke, oprechte en transparante feedback kan geven. Niet simpel, want het is de kunst om niet op de man of vrouw te spelen . Daarnaast zijn er veel verschillende types feedback.”
Irina onderscheidt de twee belangrijkste:
- Feedback over wat wordt opgeleverd/ het product (voldoet die oplevering wel, niet helemaal of helemaal niet aan de verwachtingen, …?);
- Feedback over het proces (heeft het te lang geduurd om op te leveren, zat de interactie juist, bleef de opdrachtgever genoeg betrokken, zijn er voldoende tussenstappen genomen, was er ruimte voor tussentijdse feedback, …?).
Irina: “Je kent het wel: er wordt een vraag gesteld en nergens tussen de vraag en de oplevering wordt er van gedachten gewisseld. Een gedegen feedbackproces ligt aan de basis van een goeie feedbackcultuur en is een uitgelezen manier om een vinger aan de pols te houden”, legt Irina uit.
“Er kunnen bijna altijd tussenstappen worden ingevoegd om het ‘juiste spoor’ te bewaken. Dat deze manier van werken voor alle partijen een meerwaarde is, merk je al meteen aan een vermindering van het aantal ‘herwerkingen’.
Logisch, want Versie 1 krijgt doorheen het proces voldoende feedback zodat er in plaats van een V1.1, V1.2 en V1.3 meteen naar een V2 kan worden gesprongen.”
En dan is er ook nog de manier waarop je feedback geeft.
Irina: “Dat is een skill die ik ook zelf heb moeten verwerven in mijn professionele carrière”, beseft Irina. Gelukkig heeft ze aan dat leerproces wél een zestal tips overgehouden.
En die deelt Irina graag:
- Geef feedback over het product dat wordt opgeleverd of het proces en niet over de persoon in kwestie. Zo kan je allergische reacties vermijden.
- Wees duidelijk en herbekijk wat je hebt aangeleverd in je briefing.
- Formuleer opnieuw wat voor jou de belangrijke elementen waren in de briefing, bespreek wat jullie hadden afgesproken.
- Wees open over je verwachtingen versus het resultaat (ik had daar deze verwachtingen bij, dit sluit daar niet helemaal bij aan, misschien heb jij dit geïnterpreteerd als y, misschien heb ik dat niet voldoende gekaderd).
- Stel de juiste vragen (hoe komt het dat er een afstand is tussen wat ik bedoel en wat jij begrijpt?) en identificeer de misverstanden binnen jullie communicatie.
En tenslotte:
- Wijs niemand met de vinger, communicatie is een two way street. Stel dus ook je eigen communicatie in vraag. Feedback geven is ook verantwoordelijkheid nemen over hoe jij meer of betere informatie had kunnen verstrekken.
Irina benadrukt dat het een combinatie van al deze zaken is, die zorgt voor een goeie feedback-flow. Irina: “Zowel feedback geven als feedback krijgen is een skill en beiden zijn belangrijk. uiteindelijk proberen beide partijen samen een vraag op te lossen: ‘Hoe kunnen we beter samenwerken?’”
Van feedback geven naar een feedbackcultuur installeren
Het is dus belangrijk om alle elementen (proces, deliverable, maar ook zeker op de manier waarop er wordt samengewerkt) bespreekbaar te maken. Dat kan confronterend zijn en niet elke organisatie is klaar om zo diep aan introspectie te doen. Toch lukt het Irina meestal wel om een framework te creëren waar iedereen comfortabel mee is, al is het vaak ook een kwestie van doorheen de tijd groeien.
Irina: “In de meeste organisaties waarin ik dit model aandraag, zijn we al snel akkoord dat iedereen relaxter én productiever zou zijn met een kader voor directe, eerlijke en respectvolle communicatie.
Eens iedereen op datzelfde spoor zit, kunnen we op managementniveau een aantal workshops faciliteren en in de organisatie op de juiste niveaus werk- & stuurgroepen organiseren. Dat zijn workshop en training formats waarin we handvaten aanreiken en veranderingen faciliteren.
Dat gebeurt met coaches van buitenaf die de werknemers helpen om vragen te stellen als: hebben we allemaal hetzelfde begrepen? Houden we hetzelfde eindresultaat voor ogen? Kunnen we de opdracht verder detailleren, verder uitpuren?”
Wil dat dan zeggen dat alles uitgebreid gebrieft moet worden?
– Irina: “Zo ver moet je dat niet drijven (lacht) al kan het wel helpen, zeker in het begin. Maar de vraag stellen kost geen moeite. En zodra er een natuurlijke reflex ontstaat, kan het team verder zonder coaches en is het gedrag bij de ‘bestaande werknemerspopulatie’ geïnstalleerd, zeg maar.”
De vruchten plukken (maar wel met open ogen!)
Yes! You did it! Nu is het tijd om te genieten van die topcommunicatie tussen je teams, teamleden en teamleaders onderling. Tijdwinst, productiviteit, minder stress en blijere werknemers… de voordelen zal je voelen, belooft Irina. Al wil dat niet zeggen dat er nu nooit meer werk aan is.
Irina: “Het blijft belangrijk om regelmatig iedereen binnen de organisatie te blijven bevragen over de kwaliteit van de interne communicatie. Soms begint de performance van bepaalde teams bijvoorbeeld na een tijdje terug te vallen. Dat is dan vaak een lagging indicator dat het niet goed gaat met de communicatie in dat team, of dat mensen het gevoel hebben dat ze bepaalde dingen niet kunnen of mogen zeggen.”
Performancecultuur, weet je nog?!
Hoe je dát moet remediëren, weet je gelukkig al. Want in HRmag verscheen recent al een artikel over het creëren van een performancecultuur binnen een bedrijf. Nog even een quick reminder? Maar natuurlijk:
Daarin kon je lezen dat een change gedragen moet worden door de hele organisatie (en dan bedoelen we ook echt alle mensen binnen het bedrijf!). If not, dan verwatert de cultuur waar je zo hard aan gebouwd hebt op termijn gewoon weer.
Voldoende aandacht besteden aan de onboarding van nieuwe medewerkers en hen wegwijs maken in de feedbackcultuur van jouw organisatie is een goed startpunt om die brede gedragenheid te garanderen.
Een ‘zo doen wij het hier’-talk helpt nieuwe werknemers om de cultuur van een bedrijf vanaf dag één te adopteren en uit te dragen. Tel daarbij nog een structuur door middel van meter- en peterschap om de cultuur echt te verankeren, en je zit op rozen (zo van die varianten zonder doornen, uiteraard!). Goed bezig!
Wil jij net als de vragensteller van deze editie een onderwerp coinen of een probleem aankaarten? Dat kan! Schrijf al die zorgen van je af en maak van jouw HR-probleem, ons probleem via redactie@hrmag.be.
Doen hé 😉!
