Verandering is altijd en overal omdat mensen veranderen, we willen het beter, mooier, makkelijker en sneller. Consumentengedrag verandert en dat doet de vraag op de markt veranderen. Elke organisatie moet daarop anticiperen, op inspelen en opleveren.
Aan de top weten ze meestal wel wat er moet gebeuren om aan die veranderende vraag te voldoen. Hoe dat doen, is vaak een stuk lastiger te benoemen en te realiseren. Duurzame verandering kan maar als je mensen mee zijn en dat is het moeilijkst.
In dit artikel lees je:
Veranderen is eng en kan bedreigend aanvoelen. Het vraagt moed, vertrouwen en durf. Het is ook mooi. Het creëert kansen om te groeien, voor het individu en de organisatie.
Waarom is verandering zo moeilijk?
Verandering vraagt om los te laten, vertrouwen op iets wat nog niet is. Je weet wat je hebt, wat is, ook al is dat misschien niet geweldig, het voelt vertrouwd, dat wat je kent, daar waar je goed in bent. Onbekend is onbemind, dat is menselijk. Wil je in een organisatie iets veranderen, dan heb je dat gevoel in veelvoud.
Iedereen worstelt met verandering, iedereen gaat door de change curve, op zijn eigen manier en op zijn eigen tempo. Ook zij die wel van verandering houden, die houden van nieuwe dingen en graag willen experimenteren. Zelfs diegenen die de verandering in gang hebben gezet, ook al lijkt dat misschien tegenstrijdig. Ieder heeft zijn momenten van twijfel, frustratie, moedeloosheid, om verschillende redenen.
Als HR-professional ben je soms de enige die dat ziet en begrijpt dat ieder maar beweegt om zijn redenen. Jij bent daar hyper alert voor en kan daar aandacht en rekening mee houden in de communicatie naar de bredere organisatie.
Moeder waarom veranderen wij!?
Elk veranderingsproces, net zoals elk project, elke strategie, start met ‘waarom?’.
Waarom willen we, moeten we, is het nodig dat we veranderen?
Het is cruciaal dat het waarom eenduidig en helder is en gedragen wordt door het leiderschapsteam. Als het leiderschapsteam niet op één lijn zit, gaat het niet lukken om iedereen mee te krijgen, of niet echt of niet volledig. Pas als dat alignment er is kan het team gaan nadenken over wat, hoe, wie, wanneer en hoe mensen mee te nemen.
Eén boodschap, met de redenen waarom het team beslist heeft om…, dat is het.
“Onze logistieke keten is niet langer optimaal. Onze producten zijn te lang onderweg, we verliezen klanten, tijd en geld. We gaan de logistieke keten herbekijken met als doel onze levertijd te halveren en onze leverkost te verbeteren. Zodoende kunnen we terug groeien, en investeren in de toekomst.”
Kort, krachtig. Eenvoudig.
Eerst een helder doel, dan een onderzoek.
Is het doel duidelijk dan kan je bepalen wat er gedaan moet worden. Vaak is het nog wat onzeker en moet je dat eerst onderzoeken in kleiner team. Wie dat best zijn, hangt af van de aard van de verandering en de grootte van de organisatie.
Bij een reorganisatie bijvoorbeeld, kan het voordelig zijn om het onderzoek initieel vooral binnen het leiderschapsteam te houden. Bij een kleinere organisatie, zal het onderzoeksteam wellicht slechts 2-3 mensen zijn, de CEO of ondernemer, de financiële en HR verantwoordelijke.
Om te bepalen wat je precies wil gaan doen, heb je geen groot team nodig. Al is het wel handig als je sleutelfiguren voor de uitvoering alvast meeneemt. Hoe eerder mensen betrokken zijn in het proces, hoe makkelijker het is om de verandering te realiseren.
Hoe neem je mensen mee in je verhaal?
Uiteindelijk vooral met communicatie, op regelmatige basis, naar verschillende groepen in diverse vormen. Zelfs als er niets te vertellen is.
Mensen willen meegenomen worden in het verhaal, ook als dat niet zo lijkt. Meestal worden mensen onverschillig of opstandig als ze het niet begrijpen. Verandering kost veel energie, je moet er de zin van inzien om mee op weg te willen gaan.
Als je als organisatie niet communiceert, gaan mensen zelf de gaten invullen en dat wil je echt vermijden. Eens dat gebeurt, is het heel moeilijk om daarvan terug te komen.
Verandering = communicatie & cultuur.
Uiteraard moet de manier waarop in je organisatie en je cultuur passen. Probeer zo eerlijk mogelijk te zijn, mensen voelen het als ze voorgelogen worden. Blijf bij je verhaal, en probeer telkens maar één boodschap doorheen de organisatie en het hele proces te brengen.
Begin je communicatie bovenaan bij de top en herhaal in kleinere groepjes, betrek mensen, diegenen die het meest ervan gaan merken of geïmpacteerd zijn, het eerst. Geef aan wat mensen van jou kunnen verwachten tijdens het proces en houd je daar vervolgens aan. Geef mensen ook al wat je van hen verwacht en als je ruimte geeft aan mensen om mee na te denken, doe er dan iets mee, kom er op terug, gebruik het.
Goede communicatie is niet eenvoudig en je kan niet altijd juist doen voor iedereen, maar je kan beter teveel communiceren dan te weinig, herhaling werkt. Het is maar eens er een beslissing is over wat er moet gebeuren en over hoe je mensen gaat meenemen in je verhaal en door het proces dat het projectwerk start.
Welke zijn de cruciale elementen in het proces?
Een veranderingsproces vraagt om zorgvuldig project en change management, met veel zorg voor het resultaat, de tijdslijnen en voor de mens.
De projectleider heeft een belangrijke rol, hij is verantwoordelijk voor:
- Het resultaat – de oplevering van het project binnen de afgesproken tijd.
- Het team – zorgvuldig samengesteld met mensen uit verschillende afdelingen die naast hun specifieke kennis, ambassadeurs kunnen zijn voor het project.
- Duidelijke rollen en verantwoordelijkheden binnen het team.
- Een heldere formulering van het probleem, het verwachte resultaat en de tijdlijnen.
- Governance – regelmatige updates naar de stakeholders met duidelijke structuur.
- Risico management – aangeven van risico’s en mogelijke oplossingen.
- Communicatie & change management.
Vaak is de projectleider iemand uit de business, soms uit het leiderschapsteam. Best heeft hij naast zijn kennis van de business een goed begrip van de mens, hoe aansturen, verbinden en samen werken.
Naast de projectleider heeft HR een sleutelfunctie in iedere verandering.
Waar kan jij als HR-professional het verschil maken?
Verandering draait om mensen en is maar duurzaam als je mensen mee zijn. Als HR-professional begrijp jij dat als geen ander en zie jij vaak wat niemand ziet.
Jij ziet wanneer de communicatie niet aankomt, wanneer mensen het niet begrijpen, wanneer de leiding niet dezelfde taal spreekt. Jij bent het gewoon om te observeren, een spiegel voor te houden, te coachen vanuit de zijlijn, precies daar ligt jouw kracht.
Jij kan in een veranderingsproject het verschil maken door te schitteren in je rol van partner, coach en gatekeeper en te begeleiden, supporteren en challengen waar nodig.
De radar van goed bezig of niet, het geweten van de verandering.
