M&A en cultuurintegratie: Eerste hulp bij nieuw samengestelde teams. Een draaiboek voor HR‑professionals

Fusies, overnames & integraties: je ziet ze overal en de kans groot dat ook jij als HR-professional vroeg of laat geconfronteerd wordt met de vraag om een dergelijke transformatie te begeleiden. Verschillende culturen samenvoegen, teams elkaar beter laten begrijpen en laten samenwerken …

“… ’t komt niet vanzelf!”

Dat vertelt Sophie Scheck – Associate Partner bij People For Success ons in dit stuk. Samen schreven we voor jou een draaiboek om samenwerkingen te stroomlijnen en stroeve samenwerkingen opnieuw op de rails te zetten.

Zonder wrijving geen glans

Je merkt het snel, wanneer twee teams samenkomen in een nieuwe organisatie ontstaat er vaak verwarring, in plaats van de gewenste synergie. Mensen werken en communiceren op hun eigen manier – en wie weet heb je niet voldoende duidelijk de veranderingen gecommuniceerd.

Wat voor de een duidelijk is kan voor de ander net flou aanvoelen – het is niet omdat jij de voorkeur geeft aan bullet points dat je collega meer behoefte heeft aan een uitgebreider, gedetailleerde uitleg met duidelijk verwachtingspatroon.

Verandermanagement wordt onderschat: ook de kleintjes zijn van tel.  Je kent het wel: iedereen doet zijn of haar stinkende best, probeert op hun manier helder te communiceren en het loopt voor geen meter. Samenwerken wordt stroever, deadlines worden niet gehaald en het ontbreekt teams die voor de eerste keer samenwerken aan handvatten om een gezamenlijke visie te presenteren.

We zien dat wanneer twee verschillende bedrijfsculturen samenkomen, het vaak schuurt omdat mensen elkaar niet begrijpen. Dat is niet zweverig, maar een gebrek aan weten wat ieder drijft.

Cultuur a lijkt een andere taal te spreken dan cultuur b, managers hebben een andere aanpak om met problemen om te gaan, maar ook de snelheid en doortastendheid waarmee er gewerkt wordt is vaak heel erg verschillend. En A+B geeft cultuur C. Verandering is nooit enkel voor A of B, maar altijd voor iedereen.

Culturele integratie: A+B = C

“Verandertrajecten falen als je niet vooraf hebt nagedacht over wat je wil bereiken – zonder dat er aandacht is voor de mensen mislukt je verandertraject. Het zijn jouw mensen die je in staat stellen om je business doelen te bereiken.”

De organisatie stelt bijvoorbeeld het doel “Wij willen marktleider worden in segment y”; dus, dat is de reden voor de overname. De volgende stap van een succesvolle integratie is om die doelstellingen, die visie en die missie duidelijk te articuleren naar het “nieuw samengesteld team”.

Als HR-professional wil je dus tijdens het integratieproces dicht bij de verschillende teams staan. In de praktijk wil dat zeggen dat er eerst samen met het managementteam een oefening wordt gemaakt om zeker te zijn dat alle neuzen in dezelfde richting wijzen. Als dat niet zo is, hoe kunnen ze dan dezelfde boodschap uitdragen naar de nieuw samengestelde teams?

Je mag er van uitgaan dat er vragen zullen zijn, maar niet iedereen zal de vragen (durven/willen/nodig achten) stellen. Probeer dus duidelijk te articuleren hoe het zit met de inhoud van hun job/rol hun plaats in het team, en wat er verwacht wordt in hun interacties met hun leidinggevenden. Wees eerlijk over wat er zal veranderen en wanneer de veranderingen in effect komen.

Houd de vinger aan de pols, houd het menselijk en zorg voor een overzicht. Met andere woorden: check tijdens het verandertraject regelmatig met hen (A+B) in  over wat er wanneer gebeurt, sommige organisaties doen dat met infosessies voor het hele team. Als HR-professional stel je je toegankelijk op, maar vergeet je eigen team hier niet. Evolueer de integratie op regelmatige tijdstippen. Voor zover de basis, de volgende stap in ons draaiboek zoomt verder in op “leren samenwerken”

Leren samenwerken

“Samenwerken begint bij jezelf begrijpen – Tasha Eurich heeft daar trouwens onderzoek naar gedaan waaruit blijkt dat 95% van de mensen aangeeft een “goed zelfbewustzijn” (red: het vermogen om je eigen gedachten, gevoelens en gedrag te begrijpen) te hebben. Terwijl in realiteit het echte cijfer meer tussen de 10 à 15% ligt.”

Daarom dat wij bij People For Success gebruik maken van de Team Discovery sessie, dat is een oefening waarbij we met een team samenwerken om de individuele voorkeuren, sterktes, en potentiële valkuilen in kaart te brengen. Daarnaast brengen we ook de communicatie- en werkstijlen in kaart en maken we de drijfveren van elk individu voor de hele groep zichtbaar.

Drijfveren en werkstijlen

Binnen The Predictive Index (PI) verwijzen de termen “drijfveren”, “werkstijlen” (of “work styles”) naar de voorkeursgedragingen van een individu op de werkvloer zodat je mensen in hun kracht kan zetten. Het natuurlijk gedrag, en bijbehorend hoe ze gemotiveerd worden en blijven.  

Denk daar niet te snel aan “carrière maken”, maar wel aan zaken zoals: “ik heb nood aan autonomie, ik wil proactief met zaken aan de slag kunnen, ik wil veel variëteit in de job, ik heb nood aan sociale contacten”.

Het is een uiting van de noden die ik heb om gelukkig te zijn in mijn job, geeft ook aan waar ik minder goed in ben, en waar ik nood heb aan aanvulling. Heb jij een hekel aan een uitgebreide, gedetailleerde mail met bullet points, heeft je collega hier net nood aan duidelijkheid van verwachtingen.

Waar de ene bijvoorbeeld de voorkeur heeft om niet 5x per dag aan te worden gesproken rond verschillende zaken heeft de ander misschien de voorkeur om regelmatig in te checken en de vooruitgang te kunnen bespreken.

Zolang we elkaar begrijpen en weten wat ieders noden zijn, kunnen we beter met elkaar omgaan en vermijden we onnodige frustraties op de werkvloer.

Integreren en versnellen

Veel organisaties stoppen hier, en da’s zonde want met die inzichten op zak kan je de teams laten werken aan nieuwe afspraken. Niet zozeer wie wat doet, maar wel “hoe we samenwerken”, wat we van elkaar mogen verwachten, en wat we doen wanneer het schuurt.

Het is een ideaal moment om nieuwe doelstellingen vast te leggen, rollen bij te sturen (waar nodig), en die overlegmomenten in een vaste structuur te gieten. Zitten al je mensen (nog) op de juiste plaats op dit moment?

“Het is vaak op dat moment dat we merken dat er een nieuwe dynamiek in teams ontstaat.

De gesprekken veranderen, moeilijke dingen worden bespreekbaar en mensen leren door gezonde dialoog beter samen te werken, doordat ze hun werkproces uit kunnen leggen en als team te benoemen waar ze op vastlopen.

Noem het gerust een snelcursus samenwerken 😉.”

Herhalen & verankeren

Wij begeleiden vaak die sessies en merken dat er na 3 maanden vaak een heel ander team staat, niet per se omdat iedereen veranderd is, maar omdat ze elkaar beter begrijpen en bijgevolg beter samenwerken. Dat geeft energie en zorgt dat mensen weten wat ze bij wie kunnen verwachten.

Het is minstens even belangrijk om teamsessies regelmatig te blijven herhalen. Teams zijn dynamisch, doelstellingen en rollen veranderen, dingen die ooit makkelijk bespreekbaar waren zijn dat plots niet meer.  En ook daar is voor ons – en voor HR – vaak een rol weggelegd. Als facilitator voor de gesprekken zelf, dan wel als coach voor de leiders om hen continue die handvatten blijven mee te geven.

Wat het vraagt van HR

Er zit namelijk een enorme kracht in goede HR-professionals die aandachtig zijn voor wat er gebeurt op de vloer. Die de frictie zien en durven benoemen, durven te onderzoeken. Want vaak zijn jullie de eersten die het merken als teams blijven steken!

Wanneer jullie dat patroon herkennen hoop ik dat je het durft te benoemen, durft te koppelen aan data, performance metrics, maar ook verzuim en verloop. Dat je die gedragsinzichten zoekt (call me 😉), en dat je ruimte maakt voor de nodige gesprekken.

Concreet:

• Ga terug naar observaties: wat zie je gebeuren, wat valt op?
• Breng objectieve data in beeld naast subjectieve signalen.
• Overweeg een onderbouwde analyse zoals PI om individuele drijfveren en onzichtbare dynamieken zichtbaar te maken.
• Organiseer een sessie waarin teamleden hun verschillen verkennen zonder oordeel.
• Ondersteun leidinggevenden in het aangaan van gesprekken die eerder werden vermeden.

Afsluitend

Teamintegratie is geen checklist die je eenmaal afvinkt. Het is een proces van luisteren, aftasten, bijsturen en volhouden. Als HR-professional ben jij degene die het grotere plaatje ziet en de vinger aan de pols houdt, zelfs wanneer anderen denken dat “het wel goed loopt”. Jij ziet de kleine signalen die wijzen op frictie, en hebt het mandaat om er iets mee te doen.

Gebruik dit draaiboek als leidraad. Herhaal wat werkt. En vergeet niet: het vraagt moed om spanningen zichtbaar te maken, maar net daar begint echte samenwerking.

Sta je zelf voor een integratietraject of merk je dat een team blijft steken? Dan mag je me altijd contacteren. Ik denk graag met je mee. – Sophie Scheck, Associate Partner bij People For Success