To office or not to office
Na corona stelden veel organisaties zich de Shakespeareaanse vraag ‘to office or not to office?’ En ook in Linda’s bedrijf kwam de facility manager met dat vraagstuk op de proppen.
Linda: “Hij had eerder al aangegeven dat de trend eerder weg van, dan in de richting van ‘den bureau’ leidde. Onze werknemers werkten graag van thuis, en nu ze hadden bewezen dat hun thuiswerk even kwalitatief was als hun werk op kantoor, stond de deur voor thuiswerk wagenwijd open.
Toch waren er ook argumenten tegen, we merkten bijvoorbeeld dat de sociale samenhang tussen de werknemers opvallend was afgenomen. Ik moet je niet vertellen dat dat problemen geeft qua werknemersretentie: een werknemer die goed geconnecteerd is met z’n teamleden en binnen de organisatie in zijn geheel, vertrekt minder vaak.”
Ondanks die wetenschap, zochten de CEO en de facility manager Linda’s opinie over een plan C, naast thuiswerk en terug naar kantoor.
Linda: “Wat bleek? De langetermijnlease op onze kantoorruimte in Mechelen liep binnen de 24 maanden af. Of we die zouden verlengen, was nooit eerder een discussiepunt, maar door Covid stond opeens alles op losse schroeven.”
“De langste vijf minuten uit mijn carrière”
Toen kwam dus de vraag: ‘Linda, we vragen ons af of we ons niet anders moeten organiseren qua werk en werklocatie. Hebt ge vijf minuutjes?’ – Linda: “Dat dat de langste vijf minuutjes uit mijn carrière werden, moet ik je niet vertellen. (Lacht)
Onze CEO gelooft zelf heel hard in remote werken, maar toen ze haar plan uit de doeken deed, moest ik toch even slikken. Ze dacht eraan om de lease van onze kantoorruimte stop te zetten. Er waren een resem financiële incentives, maar het zou ook interessant zijn voor mij, zei ze, want ze wou graag met een opstelling van satelliet-/ netwerkkantoren gaan werken.”
Maar waarom zou dat goed zijn voor Linda als HR-manager? Wou niet iedereen opnieuw met elkaar verbinden op kantoor?
Linda: “Dat vroeg ik mij dus ook af. Maar onze CEO maakte het punt dat talent dikwijls beter lokaal te vinden is, en daarbij staat niemand graag in de file, klonk het. Wat als we nu een toptalent vonden in Limburg, zou die persoon dan wel elke dag twee uur in de file willen staan van en naar Mechelen? Het antwoord was natuurlijk nee.”
Samen werkten Linda en haar team dus aan een gulden middenweg tussen remote en lokaal werken. Ze wilden immers niet verder zonder kantoren. Linda: “Klanten ontvangen, die sociale cohesie tussen de werknemers opnieuw aanscherpen… Het was dus noodzakelijk om onze medewerkers lokaal in te planten.
Daarbij vonden we het warm water niet uit hé, we volgden het voorbeeld van een Amerikaanse organisatie die het net zo had aangepakt en daar heel mooie resultaten mee boekte.”
De eerste steen was gelegd, maar zonder animo van de werknemers kan je als organisatie niet verder.Een rondvraag dan maar?
Punten voor de CEO
Zo gezegd, zo gedaan.
Linda: “Eerst checkten we ons idee op een informele manier bij een kleine tranche van de werknemers en met die resultaten stapten we naar de ondernemingsraad.”
Daarna ging het relatief gemakkelijk. Linda: “Onze facility manager was al samen met de CEO locaties gaan scouten op basis van ons personeelsbestand, dus we konden alle opmerkingen van de ondernemingsraad makkelijk counteren: ‘Ja maar, en de mensen die graag naar kantoor komen dan?’ 👉 ‘We hebben voor 99% van alle werknemers een nieuw kantoor voorzien’. ‘Ja maar, wat met telewerken?’ 👉 ‘Er verandert niets aan de bestaande regels, we verlagen enkel het woon-werkverkeer, de beschikbare kantoren en de afstand die medewerkers moeten afleggen’.
Soit, je begrijpt de situatie. (lacht)”
Linda: “Daarnaast gingen we met een partner in zee om het mobiliteitsbudget op te zetten. Daardoor kregen mensen die graag een bedrijfswagen hebben de optie (maar niet de verplichting) om hun mobiliteit opnieuw in te richten op een manier die aansluit bij de nieuwe way of working.
Je kan je waarschijnlijk wel voorstellen dat onze CEO tijdens die hele ondernemingsraad zat te glunderen in haar stoel: ‘Als we dat goed uitrollen, geloof ik dat dit mensen echt gelukkiger gaat maken. Minder mensen in de file, minder uitstoot van het woon-werkverkeer, iedereen sneller terug thuis ’s avonds… Volgens mij is dit een van de grootste hefbomen waaraan we kunnen trekken op vlak van werknemersgeluk,’ zei ze.”
‘Den bureau’, maar dan in ‘t meervoud
Profetische woorden, want de ondernemingsraad stelde een gefaseerde uitvoering voor met in plaats van vijftien locaties, eerst vijf. Dan begon Linda’s werk natuurlijk nog maar pas écht.
Linda: “De verandering van werkstijl, nieuwe policies opstellen, het aantal kantoordagen bepalen, de mobiliteit anders inrichten, een werkcultuur opbouwen waarin mensen de kans krijgen om elkaar te zien… Het was een hele boterham. Ik wou daarbij ook investeren in sociale cohesie en zorgen dat er geen ‘Team Gent’ ontstond dat slecht praatte over ‘Team Hasselt’, bijvoorbeeld.”
“Employee buy-in is het belangrijkste”
En of dat lukte!
Linda: “We mogen zeker trots zijn, onze werknemerstevredenheid is sindsdien echt gigantisch gestegen.” En dat moet niet verbazen, want de werknemers hebben hun meest kostbare goed teruggekregen, hun tijd. Linda: “Hoeveel collega’s mij tijdens de jaarlijkse evaluatie al gezegd hebben dat dichtbij huis werken een belangrijke factor is om te blijven? Bijna iedereen! Dat weegt zelfs zwaarder door dan alle andere voorwaarden en vrijheden die ze bij ons krijgen, hoor ik dikwijls.”
🚀 De 4 top tips van Linda
Klinkt als een succes over de hele lijn, dus. Maar zoals bij alle drastische vernieuwingen en veranderingen zijn er aandachtspunten. Dit is Linda’s top 4 aan tips:
- Employee buy-in is het belangrijkste, een rondvraag bij (en overleg met) je werknemers is een must.
- Lokaal gecentraliseerde units hebben een bepaalde proximity factor, maar ze creëren vaak ook een lokale cultuur, wees daar aandachtig voor. Werk ook aan verbinding tussen de verschillende lokale units onderling.
- Zorg dat je duidelijk weet waar je in de toekomst naartoe wil met je mensen. Open bijvoorbeeld geen locatie in de buurt van de laatste twee werknemers die een product onderhouden dat je binnen 12 maanden wil gaan afstoten.
- Vaak zijn kleine kantoren goedkoper dan 1000m² leases, een goeie mix van co-working, flexplaatsen en eigen kantoren zorgt voor een interessante dynamiek en optimale flexibiliteit.
En jij, HR-wizard die wij onze lezer mogen noemen, lees jij dit verhaal op het scherm in je home office? Een co-werkplek? Een tropisch eiland (Jaloers? Wij? Neuh!)? Of zit je gezellig op kantoor met je collega’s?
Hoe dan ook, hopen we dat Linda’s ervaringen jou ook nieuwe ideeën en inzichten bezorgen over je werkplek, en de weg ernaartoe – of je die nu in pyjamabroek, hawaïhemd of op hoge hakken aflegt. Bedenkingen, ingevingen, tegenwerpingen en andere -ingen horen we graag via redactie@hrmag.be.
