In veel organisaties zijn functies netjes vastgelegd. Maar in de praktijk vervullen mensen vaak meerdere petten. Denk aan collega’s die tijdelijk een project trekken, mentor worden voor een nieuwe medewerker of de interne nieuwsbrief overnemen. En daar komt de rolomschrijving in beeld.
Een rolomschrijving brengt focus: wat houdt de rol in, wat wordt verwacht, en waar stopt het? Geen ellenlange beschrijvingen, maar een helder kader dat richting geeft. Hoe je dat opbouwt? Dat lees je hieronder – mét een concreet voorbeeld.
Jouw stappenplan:
1. Begin met het waarom
Elke rol begint met een reden. Wat is het doel van deze rol binnen de organisatie?
Voorbeeld:
De interne communicatiecoördinator zorgt voor heldere, tijdige en toegankelijke communicatie naar alle medewerkers, met als doel betrokkenheid, transparantie en verbinding te versterken.
Een zin die richting geeft en het belang van de rol onderstreept.
2. Omschrijf de kerntaken en verantwoordelijkheden
Wat doet iemand in deze rol? Hou het beknopt, concreet en to-the-point. Idealiter 5 tot 7 hoofdtaken, met een indicatie van de tijdsbesteding.
Voorbeeld:
Kerntaken:
- Schrijft en publiceert wekelijkse interne nieuwsbrieven (30%)
- Coördineert interne communicatie bij verandertrajecten (25%)
- Beheert en actualiseert het intranet (20%)
- Brengt communicatiebehoeften in kaart via korte peilingen of teamfeedback (15%)
- Draagt bij aan interne evenementen en bijeenkomsten (10%)
Hiermee wordt direct zichtbaar waar de prioriteiten liggen, en waar iemand op aanspreekbaar is.
3. Maak de beslissingsruimte helder
Wat mag de rolhouder zelfstandig beslissen? Waar is afstemming nodig?
Voorbeeld:
De interne communicatiecoördinator beslist zelfstandig over de inhoud en planning van reguliere nieuwsbrieven. Bij strategische boodschappen of communicatie over reorganisaties gebeurt dit in overleg met HR en directie.
Zorg dat dit expliciet is – zo voorkom je vaagheid en frustratie.
4. Benoem de relaties en samenwerkingen
Welke samenwerkingen zijn essentieel in deze rol? Dat geeft context en voorkomt dubbel werk.
Voorbeeld:
Deze rol werkt nauw samen met HR, teamleads en directie voor het ophalen van input. Rapporteert aan de HR-manager.
Eenvoudig en duidelijk – wie belt wie waarvoor?
5. Welke vaardigheden zijn nodig?
Wat moet iemand kunnen of kennen om deze rol succesvol uit te voeren?
Voorbeeld:
- Schrijfvaardigheid (NL), inclusief aanpassen aan doelgroep
- Affiniteit met interne communicatie en employee engagement
- Ervaring met CMS of intranetbeheer
- Proactieve en sensitieve werkhouding
Niet overdrijven, wel afbakenen.
6. Houd het concreet en consistent
Gebruik een vaste structuur voor alle rolomschrijvingen. Dat helpt bij leesbaarheid én vergelijking. Schrijf helder, actief en zonder jargon.
Niet: “Bevordert communicatie tussen afdelingen.”
Wel: “Stemt communicatiemomenten af tussen HR en teamleiders en verspreidt samenvattingen op intranet.”
7. Laat het document meebewegen
Rollen evolueren. Maak van de rolomschrijving een levend document dat regelmatig besproken en bijgewerkt wordt.
Tip: Bespreek tijdens evaluaties of teamdagen of de rol nog klopt met de werkelijkheid. Dat verhoogt eigenaarschap en relevantie.
Bonus: hoe verschilt dit van een functieomschrijving?
Kort gezegd: een functie is je formele positie op papier, een rol is wat je in de praktijk doet. Rollen zijn wendbaar, functies vaak statisch. Je kunt meerdere rollen tegelijk vervullen, afhankelijk van je projecten of expertise.
.
