Waarom slimme recruiters het timemanagement van hun hiring managers mee in handen nemen om zo de speed to hire te minimaliseren.
Table of Contents
Komt er nog wat van?
Iedere HR-professional kent het gevoel: een medewerker valt langdurig uit en de rest van het team draait overuren om de boel draaiende te houden. De spanning stijgt, de frustratie groeit, en iedereen kijkt uit naar dat moment waarop er eindelijk iemand nieuw aan boord komt.
Alleen… dat moment lijkt maar niet te komen. Want tussen de lopende projecten, maandafsluitingen en de constante druk op het team, is er nauwelijks tijd om kandidaten te zien. En als er al tijd is, wordt die versnipperd over weken, waardoor het momentum telkens verloren gaat.
Dat is precies wat er gebeurde op de finance-afdeling van een middelgrote organisatie. Een teamlid was al enkele maanden ziek, en de werkdruk had zijn piek bereikt. De hiring manager wist dat er versterking nodig was, maar het aanwerven voelde als iets wat er gewoon ‘bij kwam’, terwijl de operations elke dag verder in de soep draaide.
Een recruiter die de speed to hire verhoogde door tijd te stelen voor haar kandidaten
Lien, HRBP van de finance-afdeling, zag dat het zo niet verder kon. Ze voelde dat het team tegen zijn limiet zat en dat het niet de kandidaten waren die het proces tegenhielden, maar de agenda’s. Ze besloot de aanpak om te gooien en zelf op zoek te gaan naar tijd die ze kon “stelen” voor kandidaten.
In overleg met de manager, Sonja, ging ze in dialoog over hoe ze tijd kon vrijmaken voor de mensen waar ze echt potentieel in zag.
Sonja: “Kijk, ik wil echt wel tijd maken, maar het lukt gewoon niet.”
Lien: “Wat is dan precies het probleem”
Sonja: “Ik ben zo overweldigd, niet dat ik de cv’s niet kan lezen, maar de tijd nemen om ze echt naast elkaar te leggen, en vragen op te lijsten die ik ze wil stellen voelt gewoon heel overweldigend aan.”
Lien: “Wat als ik je help dat stuk voor te bereiden? Dat we samen een draaiboek opstellen voor een eerste kort gesprek zodat de kandidaten exact weten wat er van hen verwacht wordt in dat gesprek – dat ik voor jou een voorzet doe op de vragen die je hen kan stellen en dat de kandidaten die ook krijgen, zodat ze voorbereid in het gesprek kunnen komen?”
Sonja: “Euh, oké maar…”
Lien: “Geloof me, volgens mij is dit de manier om het gesprek een stuk gestructureerder te laten verlopen, en als we de eerste keer niet goed zitten kunnen wij altijd nog bellen om het verder te verfijnen. Niet dan?”
Sonja: “Dat klinkt ideaal, maar het probleem is die businesscase review. We krijgen dat nooit ingepland. Tegen dat ik tijd heb, is het vaak al vier uur en zit ik nog steeds vast in meetings.”
Lien: “Wat als ik kijk waar we wat ruimte kunnen winnen? Zijn er momenten in de wagen of vroege ochtenden waarop we intakecalls kunnen doen?”
Sonja: “Misschien dinsdagochtend, voor de stand-up. Of donderdag als ik rapporten afrond, maar die meeting om 16u blijft een bottleneck. Daar kan ik niet onderuit.”
Lien: “En als ik je vrijmaak voor dat moment?”
Sonja: “Vrijmaken? (lacht) Dat zou een mirakel zijn. Oké, doe maar een poging, maar ik denk niet dat dat gaat lukken.”
Ownership over het recruitmentproces nemen
Lien nam de uitdaging aan! Ze sprak met verschillende stakeholders, vroeg wie tijdelijk kon inspringen, en kreeg het effectief voor elkaar om één van Sonja’s vaste vergaderingen door een collega te laten waarnemen.
Uiteraard met Sonja’s goedkeuring.
Daardoor kon Sonja zich zes weken lang volledig focussen op de aanwerving. En het werkte: al in de tweede week merkte iedereen verschil. Er kwam ruimte, ritme en snelheid in het proces.
Sonja: “Ik had niet gedacht dat het zó veel zou schelen. Alles voelt ineens gestructureerd. En eerlijk? Dit geeft mij weer energie.”
Met die aanpak maakte Lien de drempel lager en het proces wendbaarder. Ze plande vaste momenten voor interviews: dinsdag- en donderdagochtend werden ‘aanwervingsuren’. Geen vergaderingen, geen e-mails – enkel focus op het vinden van de juiste persoon. Voor Lien was het niet zomaar plannen, het was regie nemen over het proces. Ze maakte rekrutering zichtbaar, tastbaar en bovenal haalbaar.
Tegelijk nam ze ook de denklast weg bij Sonja. Ze bepaalde vooraf de volgorde van gesprekken, herbekeek de shortlist en gaf suggesties over wie eerst moest komen. Voor de hiring manager voelde het plots niet meer als een taak erbij, maar als een samenwerking waarin HR de weg effende.
De snelste hire ooit
Binnen twee weken was de vacature trouwens ook ingevuld. Sonja kon het amper geloven. “Dit was de snelste hire ooit in mijn team,” zei hij met een glimlach. “En eerlijk? Zonder jouw structuur was het nooit gelukt.”
Wat begon als een noodoplossing, groeide uit tot een nieuwe manier van werken.
De interviews verliepen vlot, de communicatie met kandidaten was consistent, en de interne samenwerking verbeterde merkbaar. Kandidaten haakten niet meer af, omdat ze binnen enkele dagen al feedback kregen. En doordat de gesprekken gepland stonden, bleven zowel snelheid als kwaliteit behouden.
Lien gebruikte de tijd die ze won om het proces verder te verfijnen: ze hield de pipeline actueel, evalueerde de criteria, en stuurde bij waar nodig. Zo bleef ze niet enkel een uitvoerder, maar een partner in besluitvorming.
Waarom speed to hire bij de agenda begint
Het verhaal van Lien toont aan dat speed to hire niets te maken heeft met overhaaste beslissingen.
Het draait om regie over tijd. Wanneer HR de moed heeft om het proces te structureren (en dus ook de agenda van hiring managers te helpen beheren) verandert alles. Rekrutering wordt geen reactieve taak, maar een gepland en voorspelbaar onderdeel van de bedrijfsvoering.
Lien: Voor veel hiring managers is het ook een opluchting. Ze willen snel schakelen, maar missen vaak de structuur of de ruimte om dat te doen. Recruiters die hen daarin ontzorgen, nemen niet enkel werk uit handen, ze brengen ook rust en duidelijkheid. Ze zorgen ervoor dat beslissingen sneller vallen en dat het team weer vooruit kan.
Een goed tempo in aanwerving verhoogt bovendien de candidate experience (red.:kandidaatbeleving). Kandidaten voelen zich gewenst, serieus genomen en blijven gemotiveerd door de snelheid van opvolging. Zo wordt niet alleen sneller ingevuld, maar ook sterker aangeworven.
Een moment van rust tussen de snelheid
Lien: Op een donderdagochtend, twee weken nadat het nieuwe ritme was ingezet, stond ik even in de deuropening van de finance-afdeling. En ik merkte dat de sfeer was veranderd: minder gejaagd, meer gefocust.
Sonja zat met haar nieuwe collega aan tafel, glimlachend, de eerste facturen door te nemen. We keken even naar elkaar en ik zal het nooit vergeten dat Sonja zei:“Weet je, Lien… Dit is de eerste keer in maanden dat ik niet het gevoel heb dat ik achter de feiten aanloop.”
Lien: ik liep lachend terug naar mijn bureau, met het idee dat deze manier van werken, werkt voor mij, en werkt voor ons bedrijf! Dat we door ruimte te maken andere vacatures eenvoudiger kunnen invullen. Zonder drukte, zonder chaos!
TL;DR & Key take-aways
1. Neem regie over de agenda, niet enkel over de vacature.
Het verschil tussen traag en snel aanwerven zit zelden in de kandidatenstroom, maar in de manier waarop tijd wordt gepland.
2. Ontzorg je hiring managers.
Zorg voor duidelijke draaiboeken, voorbereiding en structuur, zodat managers enkel nog hoeven te beslissen.
3. Plan vaste interviewmomenten.
Door terugkerende tijdsblokken te reserveren, blijft het proces in beweging en krijgen kandidaten sneller feedback.
4. Gebruik snelheid als een kwaliteitshefboom.
Een strak proces verhoogt de beleving van kandidaten en versterkt de samenwerking tussen HR en de business.
5. Maak tijd zichtbaar.
Tijd is er niet vanzelf – ze moet gecreëerd worden. En wie dat doet, bepaalt het ritme van succes.
Reflectie
Hoe vaak stellen hires in jouw organisatie uit, omdat niemand tijd maakte om te beslissen? En wat zou er gebeuren als HR niet wacht tot de agenda vrij is, maar hem bewust vult met gesprekken die ertoe doen?
We zijn benieuwd naar jullie ervaringen: hoe pak jij dit aan in jouw organisatie? Deel met ons in de comments welke tactieken jou helpen om snelheid in het aanwervingsproces te brengen zonder aan kwaliteit in te boeten?
Meer artikels over recruitment?
Lees onze andere artikels
Leave a Reply